21.08.2026 Newsletter

Impressum im Newsletter: Was rein muss

Das Impressum ist die Pflichtangabe, die am schnellsten erledigt und am häufigsten falsch ist. Vier Zeilen in der Fußzeile – aber es kommt darauf an, welche vier.

Ich schreibe hier auf, welche Angaben tatsächlich hineingehören, warum ein bloßer Link auf deine Website der riskantere Weg ist und welche sechs Fehler mir am häufigsten begegnen.

Einer davon steht vermutlich auch bei dir drin – der mit der Steuernummer.

Braucht ein Newsletter ein Impressum?

Ja. Jeder geschäftliche Newsletter braucht ein Impressum – in jeder einzelnen E-Mail, nicht nur in der ersten.

Die Pflicht ergibt sich aus § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG). Dieses Gesetz hat im Mai 2024 das frühere Telemediengesetz (TMG) abgelöst – wenn du irgendwo noch „§ 5 TMG“ liest, ist damit dieselbe Regel gemeint. Für die Praxis hat sich nichts geändert, nur der Name des Gesetzes.

Das Impressum ist dabei nur eine von vier Pflichtangaben – die vollständige Übersicht habe ich getrennt aufgeschrieben. Auch wichtig: Die Pflicht hängt nicht an deiner Größe. Ob du zwanzig oder zwanzigtausend Empfängerinnen hast, ob du haupt- oder nebenberuflich arbeitest, ob du Kleinunternehmerin bist – die Angaben sind dieselben.

Was muss im Newsletter-Impressum stehen?

Mindestens dein vollständiger Name, deine ladungsfähige Anschrift und zwei Kontaktwege. Alles Weitere hängt von deiner Rechtsform und deinem Beruf ab.

Diese Angaben braucht praktisch jede Solo-Unternehmerin:

1. Vor- und Nachname. Ein Fantasiename oder nur der Firmenname reicht nicht.
2. Ladungsfähige Anschrift. Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort. „Ladungsfähig“ heißt schlicht: eine echte Adresse, an die man dir einen Brief vom Gericht schicken könnte. Ein Postfach genügt deshalb ausdrücklich nicht.
3. E-Mail-Adresse. Eine echte, die gelesen wird.
4. Ein zweiter schneller Kontaktweg. In der Regel eine Telefonnummer; ein Kontaktformular mit zugesagter kurzer Reaktionszeit wird ebenfalls akzeptiert.

Dazu kommen je nach Situation:

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls du eine hast (§ 27a UStG). Hast du keine, lässt du die Zeile ersatzlos weg.
• Register und Registernummer, wenn dein Unternehmen eingetragen ist – etwa Handelsregister bei einer GmbH oder UG.
• Berufsangaben bei reglementierten Berufen: Kammer, gesetzliche Berufsbezeichnung, Staat der Verleihung und wo die Berufsregeln nachzulesen sind. Betrifft zum Beispiel Steuerberaterinnen, Anwältinnen, Ärztinnen und Heilpraktikerinnen.
• Eine verantwortliche Person für den Inhalt, wenn dein Newsletter redaktionelle Beiträge enthält (§ 18 Abs. 2 MStV – das ist der Medienstaatsvertrag, in dem die Länder die Regeln für Medien und Rundfunk festgelegt haben). Bei einem Solo-Business bist das du selbst.

Reicht ein Link zum Impressum auf der Website?

Ein Link allein ist der riskantere Weg – sicher bist du mit den Angaben direkt in der E-Mail.

Der Grund ist einfach: Die Angaben müssen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sein. Bei einem Link hängt das an Bedingungen, über die du keine Kontrolle hast. Er kann ins Leere laufen, wenn du deine Website umbaust. Und wer die E-Mail offline liest, kommt gar nicht erst hin.

Mein Rat: Schreib die Kernangaben – Name, Anschrift, E-Mail, Telefon – direkt in die Fußzeile jeder E-Mail und setz zusätzlich einen Link auf dein vollständiges Impressum. Das kostet dich vier Zeilen und nimmt die Frage vom Tisch.

Praktisch ist das übrigens kein Aufwand: Du trägst die Fußzeile einmal in deine Newsletter-Vorlage ein, und sie steht ab dann automatisch unter jeder E-Mail.

Wo im Newsletter gehört das Impressum hin?

In die Fußzeile, unterhalb des Inhalts, zusammen mit dem Abmeldelink und dem Verweis auf die Datenschutzerklärung.

Zwei Punkte, auf die es dabei ankommt:

• Lesbar muss es sein. Hellgrau auf Weiß in 9 Pixel erfüllt „leicht erkennbar“ nicht. Nimm dieselbe Schriftgröße wie im übrigen Text oder höchstens zwei Stufen kleiner.
• Nicht in eine Grafik packen. Ein Impressum als Bild ist bei ausgeschalteten Bildern unsichtbar – und viele Mailprogramme laden Bilder erst nach einem Klick.

So kann eine korrekte Fußzeile aussehen:

Manuela Bletzer · Musterstraße 1 · 12345 Musterstadt
E-Mail: kontakt@beispiel.de · Telefon: 0123 4567890
Impressum · Datenschutzerklärung · Newsletter abbestellen

Die häufigsten Fehler im Newsletter-Impressum

Diese sechs sehe ich immer wieder:

1. Die Steuernummer statt der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Deine Steuernummer gehört nicht ins Impressum – sie geht niemanden etwas an. Gemeint ist ausschließlich die USt-IdNr., und nur wenn du eine hast.
2. Ein Postfach als Anschrift. Nicht zulässig, es muss eine ladungsfähige Adresse sein.
3. Nur die Website-Adresse. „Mehr unter www…“ ersetzt die Angaben nicht.
4. Ein veralteter Link zur EU-Streitschlichtung. Die Online-Streitbeilegungsplattform der EU wurde im Juli 2025 eingestellt. Der Link darauf ist nicht mehr erforderlich, und ein toter Link kann selbst zum Problem werden – nimm ihn heraus, falls er noch in deiner Vorlage steht.
5. Das Impressum nur in der ersten E-Mail. Es gehört in jede, auch in die Bestätigungsmail des Double Opt-in und in jede automatisch verschickte E-Mail.
6. Angaben, die nicht mehr stimmen. Umgezogen, Telefonnummer gewechselt, Rechtsform geändert – und die Vorlage von 2022 läuft weiter.

Impressum, Datenschutz, Abmeldelink – was ist was?

Drei verschiedene Pflichten, die oft verwechselt werden – jede erfüllt einen eigenen Zweck.

• Das Impressum sagt, wer schreibt. Es geht um deine Identität und Erreichbarkeit.
• Die Datenschutzerklärung sagt, was mit den Daten passiert: welches Tool du nutzt, was gespeichert wird, wie lange, und welche Rechte deine Leserin hat.
• Der Abmeldelink sorgt dafür, dass sie jederzeit gehen kann – mit einem Klick, ohne Rückfrage und ohne Anmeldung.

Ein Impressum ersetzt also keine Datenschutzerklärung, und keins von beiden ersetzt den Abmeldelink. Alle drei gehören in dieselbe Fußzeile.

Ein Beispiel aus der Praxis

Bei einer Kundin habe ich vor dem ersten Versand die Fußzeile geprüft. Vier Punkte waren zu korrigieren, und keiner davon war ihr bewusst.

Ihre Steuernummer stand im Impressum – die hatte sie beim Erstellen mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwechselt. Als Anschrift stand nur der Ort, ohne Straße. Es gab keine Telefonnummer, nur die E-Mail. Und ganz unten stand noch der Link zur EU-Streitschlichtungsplattform, den sie Jahre zuvor aus einer Mustervorlage übernommen hatte.

Die Korrektur hat zwanzig Minuten gedauert. Wir haben die Fußzeile einmal sauber in ihre Vorlage eingetragen – seitdem steht sie automatisch unter jeder E-Mail, ohne dass sie daran denken muss.

Fazit

Das Newsletter-Impressum ist schnell erledigt: Name, ladungsfähige Anschrift, E-Mail, Telefon – direkt in die Fußzeile deiner Vorlage, ergänzt um die Angaben, die zu deiner Rechtsform und deinem Beruf gehören.

Einmal richtig eingetragen, läuft es von allein. Und dann steht in deiner Fußzeile nur noch, was tatsächlich dort hingehört – ohne Steuernummer und ohne tote Links aus alten Mustervorlagen.

Häufige Fragen zum Impressum im Newsletter

Muss das Impressum in jeder Newsletter-E-Mail stehen?
Ja, in jeder einzelnen – auch in der Bestätigungsmail des Double Opt-in und in automatisierten Willkommensmails. Trag es einmal in deine Vorlage ein, dann steht es automatisch überall und du musst nicht daran denken.

Reicht ein Link auf mein Website-Impressum?
Das ist der riskantere Weg. Die Angaben müssen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sein – ein Link kann ins Leere laufen und ist offline gar nicht erreichbar. Sicher bist du, wenn Name, Anschrift, E-Mail und Telefon direkt in der Fußzeile stehen und der Link zusätzlich dazukommt.

Muss meine Steuernummer ins Impressum?
Nein, und sie gehört ausdrücklich nicht hinein. Gemeint ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach § 27a UStG – und die auch nur, wenn du eine hast. Als Kleinunternehmerin ohne USt-IdNr. lässt du die Zeile einfach weg.

Brauche ich als Kleinunternehmerin auch ein Impressum?
Ja. Die Impressumspflicht hängt nicht an deinem Umsatz oder daran, ob du haupt- oder nebenberuflich arbeitest, sondern daran, dass du geschäftsmäßig handelst. Bei einem Newsletter fürs eigene Business ist das der Fall.

Muss ich meine private Adresse angeben, wenn ich von zu Hause arbeite?
Gefordert ist eine ladungsfähige Anschrift – bei einem Homeoffice-Business ist das in aller Regel die Wohnadresse. Ein Postfach reicht nicht. Wenn du deine Adresse nicht öffentlich machen willst, sprich mit einer Fachperson über die Möglichkeit einer ladungsfähigen Geschäftsadresse; verzichten kannst du auf die Angabe nicht.

Du willst deine Fußzeile einmal von jemandem angeschaut haben, der weiß worauf es ankommt?

In einem kostenlosen Kennenlerngespräch gehe ich mit dir durch, was in deiner Vorlage steht – und was fehlt oder zu viel ist.

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Deine Manuela

Ich bin keine Rechtsanwältin. Dieser Artikel gibt dir einen Überblick über die Impressumspflicht im Newsletter und ersetzt keine Rechtsberatung – für eine verbindliche Auskunft wende dich bitte an eine Fachperson.

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