Pflichtangaben im Newsletter und was du rechtlich wissen musst
Eine Abmahnung wegen deines Newsletters klingt nach einem Horrorszenario. Und ja, es kann passieren. Nicht aus böser Absicht, sondern weil viele einfach nicht wissen, was seit der DSGVO Pflicht ist.
Die gute Nachricht: Es sind nicht viele Dinge, die du beachten musst. Aber die, die es sind, müssen sitzen, und zwar von Anfang an.
In diesem Artikel erkläre ich dir, welche Pflichtangaben in jeden Newsletter gehören, was rechtlich verboten ist und wie du dich von Anfang an absicherst. Ich bin keine Rechtsanwältin, für eine verbindliche Rechtsberatung wende dich bitte an eine Fachperson. Aber ich zeige dir, worüber du Bescheid wissen solltest.
Was darfst du und was nicht?
Schon vor der DSGVO gab es klare Regeln. Werbemails dürfen nur an Menschen verschickt werden, die dem ausdrücklich zugestimmt haben. Seit 2018 ist das durch die DSGVO nochmals verschärft und europaweit vereinheitlicht worden.
Das heißt konkret:
❌ Nicht erlaubt: Newsletter über normale Mailprogramme wie Outlook, Gmail, GMX oder T-Online versenden. Das ist rechtlich nicht zulässig und landet meistens im Spam-Ordner.
✅ Pflicht: Du brauchst ein spezielles E-Mail-Marketing-Tool wie ActiveCampaign, MailerLite, CleverReach etc. Diese Anbieter sorgen automatisch dafür, dass die technischen DSGVO-Voraussetzungen erfüllt sind.
❌ Nicht erlaubt: Menschen, die sich für einen Kurs angemeldet haben, mit deinem allgemeinen Newsletter anschreiben und umgekehrt. Jede Einwilligung gilt nur für genau das, wofür sie gegeben wurde.
❌ Nicht erlaubt: Nach Adresse, Telefonnummer oder Geburtsdatum fragen, wenn du diese für den Newsletter nicht brauchst.
✅ Erlaubt: Nach der E-Mail-Adresse fragen, das reicht für einen rechtskonformen Newsletter vollständig aus. Um deine Leserin persönlich anzusprechen, kannst du auch nach dem Namen fragen, dies ist jedoch keine Pflichtangabe!
Was gehört unbedingt in jeden Newsletter?
Das sind die vier Pflichtbestandteile, die in jede E-Mail gehören:
1. Double-Opt-in (DOI)
Wenn sich jemand in deine Liste einträgt, muss diese Person zuerst eine Bestätigungsmail erhalten und darin die Anmeldung aktiv bestätigen. Erst dann gilt die Einwilligung als rechtssicher. Dieses Verfahren heißt Double-Opt-in und es wird direkt in deinem E-Mail-Marketing-Tool eingerichtet. Was das genau bedeutet, erkläre ich im Newsletter-Marketing-ABC.
2. Abmeldelink
Jede E-Mail braucht einen gut sichtbaren Abmeldelink. Deine Leserin muss sich jederzeit mit einem Klick austragen können, ohne Hürden und ohne Umwege. Dieser Link wird von deinem Newsletter-Tool automatisch eingefügt.
3. Impressum
Dein vollständiges Impressum gehört in den Footer jedes Newsletters. Entweder direkt als Text oder als klickbarer Link zu deiner Website.
4. Datenschutzerklärung
Ebenfalls im Footer, als Link zu deiner aktuellen Datenschutzerklärung auf deiner Website.
Und wenn du Bilder verwendest:
Achte auf Nutzungsrechte und Quellennachweis. Die Lizenz muss für gewerbliche Nutzung freigegeben sein.
Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen?
Im schlimmsten Fall eine Abmahnung und ein Bußgeld im fünfstelligen Bereich. Das klingt hart, und das ist es auch. Deswegen lohnt es sich, einmal alles sauber einzurichten, statt später nachzubessern.
Sollte dir doch einmal eine Abmahnung ins Haus flattern, nicht selbst antworten, sondern sofort einen Rechtsanwalt einschalten.
Wie bekommst du Impressum und Datenschutzerklärung?
Es gibt seriöse Anbieter, über die du beides rechtssicher generieren kannst:
- e-recht24.de (Affiliate-Link)
- drschwenke.de
- lawlikes.de (Affiliate-Link)
Wichtig! Kopiere niemals das Impressum oder die Datenschutzerklärung von einer anderen Website. Das ist kein Freifahrtschein! Du bleibst immer selbst verantwortlich für die Richtigkeit!
Weitere Informationen findest du auch bei e-recht24.de zu Newsletter & Recht.
Wie sieht der technische Aufbau aus?
Wenn du weißt, was rechtlich gefordert ist, geht es an die Umsetzung. So sieht der Prozess für einen rechtssicheren Newsletter-Start aus:
✅ E-Mail-Marketing-Tool auswählen (z. B. MailerLite, CleverReach, ActiveCampaign)
✅ Account einrichten und Absender-Mailadresse hinterlegen
✅ Anmeldeformular mit Double-Opt-in erstellen
✅ Formular in deine Website einbetten
✅ Bestätigungsseite (Fast-geschafft-Seite) und Dankeseite anlegen
✅ Impressum und Datenschutzerklärung im Footer einrichten
✅ Abmeldelink prüfen (wird vom Tool automatisch gesetzt)
Wie du Schritt für Schritt startest, erkläre ich in meinem Artikel Newsletter starten als Anfängerin: Deine ersten 5 Schritte.
Fazit
Einmal richtig einrichten und du bist auf der sicheren Seite. Double-Opt-in, Abmeldelink, Impressum und Datenschutzerklärung sind keine Bürokratie, sondern dein Schutz. Und der Schutz deiner Leserinnen.
Du musst das nicht alleine durcharbeiten. Wenn du dir bei der Technik oder dem rechtssicheren Aufbau unsicher bist, bin ich genau die Richtige für dich.
Häufige Fragen zu Pflichtangaben im Newsletter
Muss ich das Double-Opt-in wirklich einrichten oder reicht ein einfaches Anmeldeformular?
Das Double-Opt-in ist in Deutschland rechtlich unverzichtbar, weil du damit im Streitfall beweisen kannst, dass die Einwilligung wirklich erteilt wurde. Ohne DOI gehst du ein erhebliches rechtliches Risiko ein. Richte es von Anfang an ein.
Darf ich den Abmeldelink im Newsletter verstecken oder klein machen?
Nein. Der Abmeldelink muss klar erkennbar und mit einem Klick erreichbar sein. Ihn zu verstecken oder absichtlich schwer zu finden zu machen, ist nicht erlaubt und kann abgemahnt werden.
Ich habe noch keine eigene Website – kann ich trotzdem rechtssicher Newsletter verschicken?
Ja, mit Einschränkungen. Viele Newsletter-Tools bieten eigene Seiten für Impressum und Datenschutz an. Langfristig empfehle ich aber eine eigene Website, schon alleine für den professionellen Auftritt.
Gilt die DSGVO auch, wenn ich nur wenige Abonnentinnen habe?
Ja. Die DSGVO gilt unabhängig von der Listengröße. Ob du 10 oder 10 000 Kontakte hast, die Pflichtangaben sind dieselben.
Du willst direkt loslegen und sicherstellen, dass bei dir alles von Anfang an stimmt?
Dann buche dir einen Termin mit mir und wir schauen gemeinsam, was du brauchst.
Du weißt, was du willst, und brauchst eine konkrete Strategie für deinen Newsletter-Start?
Deine Manuela
Ich bin keine Rechtsanwältin. Dieser Artikel gibt dir einen Überblick über die wichtigsten Pflichtangaben – für verbindliche Rechtsberatung wende dich bitte an eine Fachperson.