20.08.2026 Onlinebusiness

E-Mail-Marketing-Agentur oder virtuelle Assistenz?

Du willst dein E-Mail-Marketing abgeben und stehst vor zwei Möglichkeiten: eine E-Mail-Marketing-Agentur mit Team und Jahresvertrag – oder eine spezialisierte virtuelle Assistenz, die alles selbst macht.

Beide können gute Arbeit leisten, aber sie passen zu sehr unterschiedlichen Situationen. In Deutschland suchen jeden Monat rund 590 Menschen nach einer E-Mail-Marketing-Agentur; die wenigsten davon brauchen tatsächlich eine.

Ich sage dir hier so ehrlich wie möglich, wann welche Variante die richtige ist – auch wenn ich selbst zur zweiten Sorte gehöre.

Was macht eine E-Mail-Marketing-Agentur?

Eine E-Mail-Marketing-Agentur übernimmt dein Newsletter-Marketing als Ganzes: Strategie, Technik, Texte, Design, Automationen und Auswertung – mit einem Team, in dem jede Person einen Teil davon macht.

Typisch für eine Agentur ist:

• Mehrere Fachleute pro Projekt: Strategie, Text, Grafik, Technik
• Feste Prozesse, Briefings, Abstimmungsrunden
• Erfahrung mit größeren Listen – oft ab mehreren zehntausend Adressen
• Verträge über zwölf Monate, monatliche Pauschalen
• Eine feste Ansprechpartnerin, die selbst aber meist nicht die Person ist, die arbeitet

Das ist keine Kritik, das ist einfach das Modell. Agenturen sind darauf gebaut, viel Volumen zuverlässig abzuarbeiten. Dafür brauchen sie Struktur.

Was macht eine virtuelle Assistenz für E-Mail-Marketing?

Eine spezialisierte virtuelle Assistenz macht dieselbe Arbeit, aber als eine Person – und meist in einem kleineren, klar abgegrenzten Umfang. Du sprichst mit derjenigen, die auch tatsächlich in deinem Newsletter-Tool arbeitet.

Typisch dafür ist:

• Eine Ansprechpartnerin von der Idee bis zum Versand
• Einrichtung des Tools, Anmeldeformular, Double Opt-in, Automationen
• Monatliche Betreuung ohne Jahresvertrag, oft monatlich kündbar
• Passend für Listen von null bis einige tausend Adressen
• Kurze Wege: eine Sprachnachricht statt eines Briefing-Termins

Der Preis für diese Nähe: Eine Einzelperson hat begrenzte Kapazität und ist bei Urlaub oder Krankheit nicht ersetzbar. Frag deshalb früh, wie deine Vertretung geregelt ist.

Was kostet was?

Agenturen arbeiten in Deutschland meist mit monatlichen Pauschalen im vierstelligen Bereich, spezialisierte virtuelle Assistenzen mit Paketen oder Stundensätzen im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich. Die Spanne ist groß, weil „E-Mail-Marketing“ von einer Kampagne im Monat bis zu einem kompletten Funnel alles bedeuten kann.

Was den Preis wirklich treibt, sind nicht die Stunden, sondern drei Dinge:

1. Der Umfang. Ein Newsletter im Monat ist etwas anderes als vier Kampagnen plus drei Automationsstrecken.
2. Wer die Texte schreibt. Schreiben ist der zeitaufwendigste Teil. Wenn du selbst lieferst, wird es deutlich günstiger.
3. Der Zustand deiner Technik. Ein sauber eingerichtetes Tool spart bei jedem Auftrag Zeit – welche Anbieter sich dafür eignen, habe ich in meinem Vergleich der fünf beliebtesten E-Mail-Marketing-Tools aufgeschrieben. Ein gewachsenes Chaos kostet erst einmal Aufräumarbeit.

Ein Hinweis zu den Preisen im Netz: Der Klickpreis für Werbeanzeigen auf den Suchbegriff „newsletter erstellen lassen“ liegt in Deutschland bei über 80 Euro. Ein einziger Klick. Das sagt dir, wie umkämpft dieser Markt ist – und warum du bei sehr günstigen Angeboten genau hinschauen solltest, was tatsächlich enthalten ist.

Wann ist die Agentur die richtige Wahl?

Wenn dein E-Mail-Marketing groß, dauerhaft und arbeitsteilig ist. Konkret spricht für eine Agentur:

• Deine Liste hat mehr als etwa 20.000 Adressen.
• Du verschickst mehrmals pro Woche und brauchst Vertretungssicherheit.
• Dein Newsletter hängt an einem Shop, einem CRM oder mehreren Schnittstellen.
• Du hast ein eigenes Marketingbudget und einen festen Ansprechpartner im Haus.
• Du brauchst A/B-Tests, Reportings und Optimierung als laufenden Prozess.

Wenn du beim Lesen dieser Liste dreimal genickt hast: Nimm eine Agentur. Alles andere wäre für dich zu klein gedacht.

Wann passt eine virtuelle Assistenz besser?

Wenn du soloselbstständig bist und dein Newsletter deine Stimme behalten soll. Dafür spricht:

• Du startest gerade oder hast eine Liste unter einigen tausend Adressen.
• Du verschickst ein- bis viermal im Monat.
• Du willst keinen Jahresvertrag unterschreiben.
• Du willst mit einer Person sprechen, nicht mit einem Projektteam.
• Du willst mitlernen und Teile später selbst übernehmen.

Der letzte Punkt ist der, den Agenturen selten anbieten. Bei einer Einzelperson kannst du sagen: „Richte mir das ein und zeig mir, wie ich es danach selbst mache.“ Das ist ein völlig legitimer Auftrag. Die grundsätzliche Frage dahinter behandle ich ausführlicher in Newsletter selbst schreiben oder auslagern.

Fünf Fragen, die du vorher stellen solltest

Egal ob Agentur oder virtuelle Assistenz – diese fünf Fragen trennen gute Anbieter von schlechten:

1. Wem gehört mein Newsletter-Konto? Richtige Antwort: dir. Das Tool läuft auf deinen Namen, du hast die Zugangsdaten. Immer.
2. Wie ist das Double Opt-in geregelt? Wer hier ins Stocken gerät, hat mit deutschem Recht wenig Erfahrung. Was dahintersteckt, erkläre ich in meinem Artikel zum Double Opt-in.
3. Was passiert, wenn wir aufhören? Bekommst du deine Liste, deine Automationen und deine Vorlagen mit?
4. Wer schreibt die Texte – und klingen die nach mir? Lass dir zwei echte Beispiele zeigen.
5. Woran messen wir Erfolg? Wenn nur von Öffnungsraten die Rede ist und nie von Anfragen oder Verkäufen, fehlt der Blick aufs Geschäft.

Ein Beispiel aus der Praxis

Eine Beraterin kam zu mir, nachdem sie ein Jahr lang bei einer Agentur war. Der Newsletter kam pünktlich, sah gut aus – und klang nach niemandem. Die Abmeldungen stiegen langsam, die Anfragen blieben aus.

Das Problem war nicht die Agentur. Das Problem war die Größenordnung: Sie war der kleinste Kunde im Portfolio und wurde nach Standardprozess bedient. Ihre Themen waren aber genau die, für die man sie kannte.

Wir haben es umgedreht. Sie schreibt seitdem die Hauptgedanken selbst – in Stichworten, per Sprachnachricht. Ich mache daraus den fertigen Newsletter, kümmere mich um Technik, Versand und Auswertung. Kosten: rund ein Drittel der vorherigen Agenturpauschale. Und ihr Newsletter klingt wieder nach ihr.

Fazit

Die Frage ist nicht, was besser ist. Die Frage ist, wie groß dein E-Mail-Marketing ist und wie viel von deiner eigenen Stimme darin stecken soll.

Große Listen, viele Schnittstellen, tägliche Kampagnen: Agentur. Soloselbstständig, überschaubare Liste, persönliche Ansprache: eine spezialisierte virtuelle Assistenz. Und wenn du dazwischen liegst, fang klein an. Eine Agentur kannst du später immer noch dazunehmen – umgekehrt ist es teurer.

Häufige Fragen zur Zusammenarbeit im E-Mail-Marketing

Was kostet eine E-Mail-Marketing-Agentur im Monat?
Agenturen arbeiten üblicherweise mit monatlichen Pauschalen im vierstelligen Bereich und Laufzeiten von zwölf Monaten. Entscheidend ist aber nicht der Betrag, sondern was darin enthalten ist: Frag nach der Anzahl der Kampagnen pro Monat, danach wer die Texte schreibt und ob Automationen dazugehören.

Kann eine virtuelle Assistenz auch Automationen einrichten?
Ja, wenn sie auf E-Mail-Marketing spezialisiert ist. Willkommensstrecken, Verkaufsstrecken und verhaltensbasierte Automationen sind Standardarbeit in MailerLite, CleverReach und ActiveCampaign. Lass dir vorher zeigen, mit welchen Tools sie tatsächlich arbeitet und nicht nur, welche sie kennt.

Brauche ich überhaupt Unterstützung oder kann ich das selbst machen?
Selbst machen geht, und viele meiner Kundinnen tun das nach einer Weile. Der Punkt, an dem sich Hilfe am meisten lohnt, ist die Einrichtung: Tool, Double Opt-in, Formular, Willkommensstrecke. Der laufende Betrieb ist danach gut allein zu schaffen.

Was passiert mit meiner Liste, wenn die Zusammenarbeit endet?
Sie bleibt bei dir – vorausgesetzt, das Newsletter-Konto läuft auf deinen Namen und du hast die Zugangsdaten. Lass dir das vor Vertragsbeginn schriftlich geben. Wenn jemand auf seinem eigenen Konto arbeiten will, ist das für mich ein Ausschlusskriterium.

Du willst wissen, wie die Zusammenarbeit mit einer spezialisierten virtuellen Assistenz konkret aussieht?

Auf meiner Angebotsseite stehen die Pakete, die Leistungen und die Preise offen – du musst dafür kein Gespräch führen und keine Adresse hinterlassen.

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Deine Manuela

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